Risk haritasında güvenilir sonuç, yalnızca formun doldurulmasına değil; doğru öğrenci listesinin, doğru sınıf eşleştirmesinin ve tamamlanmış değerlendirmelerin birlikte kontrol edilmesine bağlıdır. Aşağıdaki liste, rapor alınmadan önce okul yöneticisi veya rehberlik servisi tarafından uygulanabilecek pratik bir kalite kapısıdır.
Bu rehberden ne öğreneceksiniz?
- PDF aktarım önizlemesi onaylanmadan sınıf ve öğrenci sayıları karşılaştırılmalıdır.
- Sınıf adı, öğretmen ataması ve değerlendirme durumu üç ayrı kontrol alanıdır.
- Aynı öğrencinin iki sınıfta görünmesi veya eski sınıfta kalması raporu bozar.
- Rapor arşivlenmeden önce tarih, eğitim yılı ve erişim yetkileri doğrulanmalıdır.
1. Kaynak PDF ve eğitim yılı kontrolü
e-Okul’dan alınan dosyanın güncel eğitim öğretim yılına ve doğru kuruma ait olduğu doğrulanmalıdır. Geçmiş dönemden kalan bir PDF teknik olarak okunabilse bile yanlış sınıf mevcutları üretebilir. Dosyanın kapak veya başlık alanındaki okul adı, rapor tarihi ve sınıf bilgileri önizleme ekranındaki değerlerle karşılaştırılmalıdır.
PDF metin tabanlı değilse OCR işlemi devreye girebilir. Böyle durumlarda benzer karakterler, eğik çizgiler ve uzun sınıf adları daha dikkatli kontrol edilmelidir. Önizleme ekranı, son onaydan önce hata yakalamak için kullanılmalıdır.
- Okul adı doğru mu?
- Eğitim öğretim yılı güncel mi?
- PDF tüm sınıfları içeriyor mu?
- Sayfa sayısı ve öğrenci toplamı beklenen aralıkta mı?
- Sınıf adlarında eksik bölüm veya yanlış karakter var mı?
2. Sınıf ve öğrenci eşleştirmesi
Aktarım sonrasında yeni, güncellenen ve pasife alınacak kayıtlar ayrı ayrı incelenmelidir. Özellikle sınıf değiştiren öğrencilerde eski sınıf kaydının aktif kalmadığı; aynı öğrenci numarasının iki farklı öğrenciye bağlanmadığı kontrol edilmelidir.
Öğrenci adındaki küçük yazım farklılıkları aynı kişiyi iki kez oluşturabilir. Kontrol yalnızca ad-soyad üzerinden değil; okulun kullandığı öğrenci numarası ve mevcut sınıf bilgisi üzerinden birlikte yapılmalıdır.
- Toplam öğrenci sayısı e-Okul toplamıyla uyuşuyor mu?
- Mükerrer öğrenci var mı?
- Sınıf değiştiren öğrenciler doğru sınıfta mı?
- Ayrılan öğrenciler aktif listede kalmış mı?
- Boş veya anlamsız öğrenci numarası var mı?
3. Öğretmen atamaları ve erişim
Her aktif sınıfın sorumlu öğretmeni bulunmalı; öğretmen hesabı yalnızca görevli olduğu sınıfa bağlanmalıdır. Öğretmen değişikliği yapıldıysa eski atama kapatılmalı ve yeni öğretmenin erişimi doğrulanmalıdır. Bu kontrol hem veri bütünlüğü hem de kişisel veri güvenliği açısından önemlidir.
Kod veya bağlantı gönderilmeden önce öğretmen adı ve sınıf etiketi birlikte okunmalıdır. Yanlış kişiye gönderilen bağlantı sonradan iptal edilse bile gereksiz veri erişimi riski doğurur.
- Öğretmensiz sınıf kaldı mı?
- Bir öğretmene yanlış sınıf atanmış mı?
- Pasif personelin açık oturumu veya kullanılmamış kodu var mı?
- Giriş bilgisi doğru kişiye güvenli kanaldan iletildi mi?
4. Değerlendirme ve rapor son kontrolü
Okul raporu alınmadan önce tamamlanmamış sınıflar belirlenmeli ve eksik durum raporda açıkça görülmelidir. Tamamlanma oranı, işaretlenen madde sayısı ve öğrenci toplamı birbirinden farklı ölçülerdir; tek bir sayı üzerinden kalite kararı verilmemelidir.
Arşivlenen dosyanın adında sınıf veya okul adı ve eğitim yılı bulunması, sonraki dönemlerde karışıklığı azaltır. Rapor yalnızca yetkili klasörde saklanmalı; herkese açık bağlantılar veya kişisel bulut alanları kullanılmamalıdır.
- Tüm beklenen sınıflar tamamlandı mı?
- Rapor başlığındaki okul, sınıf ve yıl doğru mu?
- PDF ve Excel dosyaları açılıyor mu?
- Dosya yalnızca yetkili kişilerce erişilebilen alana kaydedildi mi?
Sık sorulan sorular
Öğrenci sayısı neden e-Okul ile farklı olabilir?
Eski PDF kullanımı, sınıf değişikliği, ayrılan öğrencilerin aktif kalması veya PDF satırlarının hatalı okunması fark oluşturabilir. Aktarım önizlemesi bu nedenle onaydan önce kontrol edilmelidir.
Tamamlanmamış sınıflarla okul raporu alınabilir mi?
Teknik olarak alınabilse de raporun okulun tamamını temsil etmediği açıkça belirtilmeli; karşılaştırma ve kararlar eksik veri dikkate alınarak yapılmalıdır.
Kontrol listesini kim uygulamalı?
Okulun iş bölümüne göre yönetici veya rehber öğretmen uygulayabilir. Son onay sorumluluğu, okulun belirlediği yetkili personelde olmalıdır.
Başvurulan resmî kaynaklar
İçerik hazırlanırken aşağıdaki birincil kaynaklar esas alınmıştır.
- e-Rehberlik Modülü Kullanım KılavuzuMEB Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü
- Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri YönetmeliğiT.C. Millî Eğitim Bakanlığı